KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

PARTNERGIA sp. z o.o.
DO FORMULARZY, OPT-IN I ZGŁOSZEŃ ONLINE

Wersja: PARTNERGIA-RODO-PL-v1.2
Data aktualizacji: 22 września 2026 r.

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, dalej „RODO”, przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych podawanych za pośrednictwem formularzy, stron internetowych, landing page’ów, formularzy opt-in, formularzy rezerwacji spotkań oraz innych formularzy elektronicznych wykorzystywanych przez Partnergia.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

PARTNERGIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Wyzwolenia 8A/16
19-100 Mońki

KRS: 0000889836
NIP: 5461397653
REGON: 388442680

dalej jako „Partnergia” lub „Administrator”.

Kontakt z Administratorem:

e-mail: biuro@partnergia.pl

adres korespondencyjny:
ul. Wyzwolenia 8A/16
19-100 Mońki

W sprawach dotyczących danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO, zgód marketingowych, profilowania lub wykorzystywania systemów AI można kontaktować się z Administratorem pod powyższym adresem e-mail.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od konkretnego formularza oraz dalszego przebiegu kontaktu.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy,
• stanowisko lub rolę zawodową,
• NIP,
• REGON,
• KRS,
• adres przedsiębiorstwa,
• adres strony internetowej,
• informacje dotyczące prowadzonej działalności,
• odpowiedzi udzielone w formularzu,
• informacje dotyczące potrzeb, problemów i zainteresowania usługami,
• informacje dotyczące etapu procesu zakupowego,
• informacje dotyczące umówionych spotkań,
• historię komunikacji,
• dane zawarte w późniejszej korespondencji,
• dane przekazane podczas rozmowy telefonicznej lub spotkania,
• nagrania i transkrypcje rozmów, jeżeli są stosowane zgodnie z prawem,
• podsumowania i analizy przygotowywane w związku z obsługą zgłoszenia,
• dane techniczne związane z korzystaniem z formularza lub strony.

Dane techniczne mogą obejmować między innymi:

• adres IP,
• identyfikator sesji,
• źródło wejścia,
• parametry UTM,
• identyfikator formularza,
• identyfikator kampanii,
• dane urządzenia i przeglądarki,
• informacje o interakcjach ze stroną,

w zakresie dopuszczonym przez przepisy prawa oraz zgodnie z ustawieniami cookies dokonanymi przez Użytkownika.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza dane wyłącznie w zakresie adekwatnym i niezbędnym do realizacji określonych celów.

3. W jakich celach przetwarzamy dane

Dane mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

• obsługi formularza,
• obsługi zgłoszenia,
• odpowiedzi na pytanie,
• kontaktu z osobą, która wysłała formularz,
• przesłania zamówionego materiału, raportu lub informacji,
• umówienia spotkania,
• potwierdzenia spotkania,
• przypomnienia o spotkaniu,
• przeprowadzenia konsultacji,
• ustalenia potrzeb,
• kwalifikacji zgłoszenia,
• przygotowania propozycji dalszych działań,
• przygotowania oferty,
• podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy,
• zawarcia i wykonania umowy,
• prowadzenia obsługi klienta,
• prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług Partnergii,
• przesyłania materiałów edukacyjnych, ofert, zaproszeń, informacji i follow-upów, jeżeli spełnione są wymagania dotyczące danego kanału komunikacji,
• prowadzenia analiz i statystyk,
• mierzenia skuteczności formularzy i procesów sprzedażowych,
• zapewnienia bezpieczeństwa systemów,
• zapobiegania nadużyciom,
• dokumentowania zgód i sprzeciwów,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• realizacji obowiązków prawnych Administratora.

4. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od konkretnego celu podstawą przetwarzania może być:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy;

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

gdy przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, którym może być w szczególności:

• obsługa zapytań,
• organizacja procesu sprzedażowego,
• analiza zainteresowania usługami,
• prowadzenie marketingu bezpośredniego własnych usług w zakresie dopuszczalnym przez prawo,
• zapewnienie bezpieczeństwa,
• prowadzenie analiz wewnętrznych,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

czyli zgoda, jeżeli określony proces przetwarzania został oparty na zgodzie.

5. Marketing i kanały komunikacji

Partnergia może prowadzić marketing bezpośredni własnych produktów i usług.

Niezależnie od podstawy przetwarzania danych na gruncie RODO wykorzystywanie określonych kanałów komunikacji do przesyłania informacji handlowej lub marketingu bezpośredniego podlega wymaganiom ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Może to dotyczyć w szczególności:

• poczty elektronicznej,
• telefonu,
• SMS,
• WhatsApp,
• komunikatorów,
• wiadomości w mediach społecznościowych,
• innych usług komunikacji elektronicznej.

Jeżeli dla określonego sposobu komunikacji wymagana jest uprzednia zgoda, Partnergia prowadzi taką komunikację po jej uzyskaniu.

Zgodę można w dowolnym momencie wycofać.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej reguluje wykorzystywanie automatycznych systemów wywołujących i urządzeń końcowych do informacji handlowej i marketingu bezpośredniego.

6. Cookies, analityka i dane techniczne

Podczas korzystania ze strony lub formularza mogą być przetwarzane dane techniczne związane z urządzeniem, sesją i sposobem korzystania ze strony.

Technologie niezbędne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony lub wykonania funkcji żądanej przez Użytkownika.

Technologie opcjonalne, w szczególności analityczne lub marketingowe, są wykorzystywane zgodnie z wyborem Użytkownika dokonanym w mechanizmie zarządzania zgodami cookies.

Może to dotyczyć między innymi technologii związanych z:

• WordPress,
• Popup Maker,
• Google Analytics,
• Google Tag Manager,
• Google Ads,
• Meta,
• HighLevel / LeadConnector,
• innymi usługami wykorzystywanymi na konkretnej stronie.

Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies Partnergia sp. z o.o.

Art. 399 PKE przewiduje co do zasady obowiązek wcześniejszej informacji i zgody na zapis lub odczyt informacji z urządzenia końcowego, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.

7. Wykorzystanie sztucznej inteligencji

Partnergia może wykorzystywać systemy sztucznej inteligencji wspierające obsługę formularzy, leadów, rozmów i klientów.

Mogą to być w szczególności:

• Chat AI,
• Conversation AI,
• Voice AI,
• automatyczna transkrypcja,
• automatyczne przygotowywanie podsumowań,
• systemy analizy informacji,
• systemy wspierające kwalifikację kontaktów,
• systemy rekomendacyjne,
• narzędzia wspierające przygotowanie komunikacji.

Systemy te mogą wspierać między innymi:

• prowadzenie rozmowy,
• udzielanie odpowiedzi,
• zbieranie informacji przekazywanych przez Użytkownika,
• transkrypcję,
• przygotowanie podsumowania,
• analizę zgłoszenia,
• kwalifikację kontaktu,
• przygotowanie rekomendacji,
• organizację dalszego procesu obsługi.

Samo wykorzystanie AI nie stanowi odrębnej podstawy prawnej przetwarzania danych. Podstawa zależy od celu konkretnego procesu.

Jeżeli Użytkownik prowadzi bezpośrednią interakcję z systemem AI, informacja o tym powinna być przekazana w sposób zgodny z mającymi zastosowanie wymaganiami dotyczącymi transparentności.

Art. 50 AI Act przewiduje obowiązek informowania osoby o interakcji z systemem AI przeznaczonym do bezpośredniej interakcji, chyba że wynika to w sposób oczywisty z okoliczności.

8. Profilowanie i personalizacja

Administrator może stosować profilowanie polegające na automatycznej lub częściowo automatycznej analizie informacji dotyczących między innymi:

• aktywności,
• zainteresowania ofertą,
• potrzeb,
• odpowiedzi przekazanych w formularzu,
• etapu procesu zakupowego.

Profilowanie może służyć między innymi:

• segmentacji kontaktów,
• analizie zainteresowania usługą,
• dopasowaniu treści,
• wyborowi materiałów,
• uporządkowaniu follow-up,
• przygotowaniu bardziej odpowiedniej oferty,
• personalizacji komunikacji.

Podstawą profilowania może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dany proces został oparty na zgodzie.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym wobec związanego z nim profilowania. RODO przyznaje w tym zakresie szczególne prawo sprzeciwu.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Partnergia co do zasady nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.

Systemy automatyzacji i AI mogą wspierać pracowników między innymi poprzez:

• analizę zgłoszeń,
• porządkowanie informacji,
• segmentację,
• kwalifikację,
• określanie priorytetów,
• przygotowanie rekomendacji.

Co do zasady nie oznacza to podejmowania wyłącznie automatycznej decyzji o skutkach określonych w art. 22 RODO.

10. Nagrywanie i transkrypcja rozmów

W dalszym procesie rozmowy telefoniczne lub spotkania online mogą być:

• nagrywane,
• transkrybowane,
• podsumowywane,
• analizowane automatycznie.

Jeżeli rozmowa jest nagrywana, uczestnik jest o tym informowany przed rozpoczęciem nagrywania albo najpóźniej na jego początku.

Nagrania i transkrypcje mogą być wykorzystywane między innymi do:

• dokumentowania ustaleń,
• przygotowania podsumowania,
• zapewnienia ciągłości obsługi,
• poprawy jakości,
• realizacji uzgodnionych działań,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania może być odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. a, b lub f RODO.

11. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Partnergię, w szczególności:

• dostawcom hostingu,
• dostawcom infrastruktury IT,
• dostawcom systemów CRM,
• dostawcom automatyzacji sprzedaży i marketingu,
• dostawcom poczty elektronicznej,
• dostawcom usług telefonicznych,
• dostawcom SMS i komunikatorów,
• dostawcom kalendarzy,
• dostawcom wideokonferencji,
• operatorom platform społecznościowych,
• dostawcom systemów analitycznych,
• dostawcom technologii reklamowych,
• dostawcom systemów AI,
• dostawcom Voice AI i Chat AI,
• dostawcom usług transkrypcji,
• dostawcom baz danych i infrastruktury backendowej,
• dostawcom usług płatniczych,
• podmiotom świadczącym wsparcie techniczne,
• księgowości,
• kancelariom prawnym,
• doradcom,
• podwykonawcom uczestniczącym w realizacji usług,
• uprawnionym organom publicznym.

Podmioty te mogą działać jako podmioty przetwarzające, podprocesorzy, niezależni administratorzy lub, gdy ma to zastosowanie, współadministratorzy.

12. HighLevel / LeadConnector

Partnergia wykorzystuje platformę HighLevel oraz powiązane usługi LeadConnector między innymi do obsługi:

• CRM,
• formularzy,
• stron,
• kalendarzy,
• automatyzacji,
• komunikacji,
• procesów sprzedażowych,
• procesów marketingowych.

W odniesieniu do określonych danych HighLevel lub LeadConnector mogą działać jako podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora.

Mogą korzystać również z dalszych podprocesorów niezbędnych do świadczenia poszczególnych usług.

13. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z globalnych dostawców technologicznych dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Może to dotyczyć w szczególności dostawców:

• infrastruktury chmurowej,
• CRM,
• komunikacji,
• analityki,
• systemów AI,
• systemów backendowych.

Transfer danych poza EOG odbywa się zgodnie z rozdziałem V RODO.

W zależności od danego odbiorcy wykorzystywane mogą być między innymi:

• decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony,
• EU-U.S. Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie,
• standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej,
• inne mechanizmy dopuszczone przez przepisy.

Informacje dotyczące stosowanych mechanizmów można uzyskać pod adresem:

biuro@partnergia.pl

RODO wymaga podania informacji o planowanych transferach do państw trzecich i stosowanych zabezpieczeniach, jeżeli takie transfery występują.

14. Jak długo przechowujemy dane

Dane są przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne dla realizacji celu.

Co do zasady:

Dane z formularzy, zapytań i procesów leadowych

Mogą być przechowywane do 24 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że wcześniej:

• dojdzie do zawarcia umowy,
• zostanie wniesiony skuteczny sprzeciw,
• zostanie wycofana zgoda mająca wpływ na dalsze przetwarzanie,
• istnieje inna podstawa dalszego przechowywania.

Dane marketingowe oparte na zgodzie

Mogą być przetwarzane do czasu:

• wycofania zgody,
• wcześniejszego ustania celu przetwarzania.

Marketing oparty na prawnie uzasadnionym interesie

Dane mogą być przetwarzane do czasu:

• wniesienia skutecznego sprzeciwu,
• ustania celu przetwarzania.

Dowody zgód

Informacje dotyczące:

• udzielenia zgody,
• odmowy,
• wycofania zgody,
• historii preferencji,

mogą być przechowywane przez okres potrzebny do realizacji zasady rozliczalności, co do zasady do 6 lat, chyba że istnieje uzasadniona potrzeba innego okresu.

Nagrania i transkrypcje

Co do zasady mogą być przechowywane do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest wymagane dla realizacji usługi, reklamacji lub roszczeń.

Dane związane z umową

Są przechowywane przez okres realizacji umowy oraz przez okres wynikający z obowiązujących przepisów i terminów przedawnienia.

15. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO może przysługiwać:

• prawo dostępu do danych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu,
• prawo wycofania zgody,
• prawa dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zakres praw zależy od podstawy prawnej konkretnego przetwarzania.

RODO wymaga przekazania tych informacji przy pozyskiwaniu danych.

W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem:

biuro@partnergia.pl

16. Wycofanie zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, może ona zostać wycofana w dowolnym momencie.

Można to zrobić między innymi poprzez:

• link rezygnacji umieszczony w wiadomości,
• funkcję rezygnacji dostępną w danym kanale,
• wiadomość STOP lub WYPISZ, jeżeli kanał obsługuje taką funkcję,
• jednoznaczną wiadomość przesłaną Administratorowi,
• kontakt na adres biuro@partnergia.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania prowadzonego przed jej wycofaniem.

17. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne.

Może być jednak konieczne do:

• obsługi formularza,
• przesłania zamówionego materiału,
• odpowiedzi na zapytanie,
• kontaktu,
• umówienia spotkania,
• przygotowania oferty,
• podjęcia działań przed zawarciem umowy,
• zawarcia lub wykonania umowy.

Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić realizację danego procesu.

Niewyrażenie opcjonalnej zgody marketingowej nie powinno uniemożliwiać realizacji podstawowej funkcji formularza, jeżeli taka zgoda nie jest konieczna do wykonania tej funkcji.

18. Dokumentowanie zgód i preferencji

W celu realizacji zasady rozliczalności Administrator może przechowywać informacje dotyczące udzielonych, odmówionych lub wycofanych zgód.

Mogą one obejmować między innymi:

• wersję formularza,
• wersję checkboxa,
• treść oświadczenia,
• wersję Polityki Prywatności,
• wersję Polityki Cookies,
• wersję niniejszej Klauzuli Informacyjnej,
• datę i godzinę złożenia oświadczenia,
• źródło formularza,
• adres URL,
• identyfikator formularza,
• identyfikator kampanii,
• wybrane kanały komunikacji,
• techniczny identyfikator zdarzenia, jeżeli jego zapis jest zgodny z prawem,
• datę wycofania zgody,
• sposób wycofania zgody,
• informację o wniesionym sprzeciwie.

19. Dodatkowe informacje

Pełne informacje dotyczące przetwarzania danych przez Partnergię znajdują się w:

Polityce Prywatności Partnergia sp. z o.o.
https://partnergia.pl/privacy-policy/

oraz:

Polityce Cookies Partnergia sp. z o.o.